REGOLAMENTO RELATIVO ALLE RIUNIONI DEGLI OO.CC. a.s. 2023-2024

REGOLAMENTO RELATIVO ALLE RIUNIONI DEGLI OO.CC. IC.4 STEFANINI

(ad integrazione del Regolamento di Istituto)

a.s. 2023 2024

Indice

Art. 1 – Ambito di applicazione

Art. 2 – Definizione

Art. 3 – Requisiti tecnici minimi

Art. 4 – Problemi tecnici 

Art. 5 – Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica

Art. 6 – Convocazione

Art. 7 – Svolgimento delle sedute 

Art. 8 – Verbale di seduta

Art. 9 – Disposizioni transitorie e finali

Art. 1. Ambito di applicazione

Il presente Regolamento, ad integrazione del Regolamento di Istituto, ha lo scopo di disciplinare lo svolgimento delle seguenti riunioni degli organi collegiali in modalità mista (telematica o in presenza) per tutti gli ordini di scuola, in base alla circolare di convocazione: 

– Collegio dei Docenti;

– Consiglio di Istituto;

– Dipartimenti;

– Consigli di classe /team/intersezione;

– Incontri di formazione;

– GLI;

– GLO.

Vengono pertanto individuate le seguenti modalità preferenziali per lo svolgimento delle singole attività collegiali, fatta salva, in base al variare delle condizioni interne o esterne all’Istituto, la possibilità di modificarle in fase di convocazione: 

Si svolgeranno in presenza le Commissioni di istituto quali articolazioni ristrette del collegio e gli incontri di Staff.

Art. 2. Definizione

Per “riunioni in modalità telematica” o “sedute telematiche”, si intendono le riunioni degli Organi collegiali per le quali, nella convocazione, è previsto che tutti i componenti dell’organo partecipino a distanza, utilizzando le apposite piattaforme digitali individuate dall’Istituto, con possibilità di esprimere la propria opinione e il proprio voto.

Art. 3. Requisiti tecnici minimi

Le sedute devono svolgersi in video e audio-conferenza, mediante l’utilizzo di tecnologie telematiche che permettano:

– la percezione diretta e uditiva dei partecipanti

– l’identificazione di ciascun partecipante (Cognome Nome)

Le strumentazioni e gli accorgimenti adottati devono comunque assicurare la massima riservatezza possibile delle comunicazioni 

– ambiente appartato senza la presenza di persone estranee all’incontro

Qualora non vengano rispettate le indicazioni sopra menzionate, il responsabile dell’incontro sarà autorizzato a sospendere il collegamento.

Nel corso di incontri degli organi Collegiali va consentito a tutti i partecipanti di

1. a) prendere visione degli atti della riunione;
2. b) intervenire nella discussione;
3. c) condividere documenti.
4. d) esprimere la propria opinione e il proprio voto.

Sono considerate tecnologie idonee: videoconferenza, posta elettronica, modulo di Google.

Art.4 – Problemi tecnici durante la seduta telematica

Nell’ipotesi in cui, all’inizio o durante lo svolgimento della riunione, il collegamento di uno o più componenti risultasse impossibile o venisse interrotto per problemi tecnici, l’interessato invierà una mail alla DS specificando la situazione. Per difficoltà tecniche nelle votazioni si utilizzerà solo il canale della chat per esprimere il proprio voto.  I

Art. 5. Materie/argomenti oggetto di deliberazione in modalità telematica

L’adunanza telematica può essere utilizzata dagli OO.CC. per deliberare sulle materie di propria competenza. 

Art. 6. Convocazione

Gli organi collegiali possono essere convocati con modalità on line, da remoto.

La convocazione delle adunanze degli OO.CC. in modalità telematica è inviata, di norma, a tutti i componenti dell’organo almeno cinque giorni prima della data fissata per l’adunanza, nelle modalità consuete.

Per i genitori la convocazione verrà  inviata alla mail comunicata da ciascuno all’atto dell’iscrizione del proprio figlio e presente nel registro elettronico.

L’invio delle suddette comunicazioni vale come avvenuta notifica. Le convocazioni

straordinarie, per motivi urgenti, possono essere inviate anche con un solo giorno di anticipo.

La convocazione contiene l’indicazione della data e dell’ora, degli argomenti all’ordine del giorno e dello strumento telematico utilizzato nella modalità a distanza (videoconferenza, posta elettronica, modulo di Google, di cui il componente dell’organo garantisce di fare uso esclusivo e protetto).

Art. 7. Svolgimento delle sedute

Per la validità dell’adunanza telematica restano fermi i requisiti di validità richiesti per le gli incontri in presenza:

1. a) regolare convocazione di tutti gli aventi diritto;
2. b) verifica del quorum costitutivo (la metà più uno degli aventi diritto) tramite invio di modulo Google con autocertificazione della partecipazione;
3. c) verifica del quorum deliberativo (la metà più uno dei voti validamente espressi).
4. d) la chat deve essere utilizzata solo per chiedere un intervento e per segnalare eventuali difficoltà tecniche e di collegamento;
5. e) eventuali interventi da inserire nel verbale dell’incontro vanno inoltrati entro la chiusura della seduta ad uno dei collaboratori del Dirigente o alla Dirigente stessa.  

La sussistenza di quanto indicato alle lettere a), b) e c) è verificata e garantita da chi presiede l’organo collegiale e dal Segretario che ne fa menzione nel verbale di seduta.

Art. 8. Verbale di seduta

La verbalizzazione delle sedute degli OO.CC. avviene, come di consueto, redigendo apposito verbale, in cui si attesta la data, l’ora, gli estremi dell’avviso di convocazione, l’o.d.g., i presenti, gli assenti (come report da modulo Google). Per ciascun punto all’o.d.g. si redige una premessa, in cui si riporta la materia trattata, eventuali dichiarazioni per le quali sia stata richiesta la verbalizzazione, le mozioni presentate (con l’indicazione del testo completo, del nome del presentatore e dei risultati della discussione e dell’eventuale approvazione) e, ove previsto, la delibera, completa di numero, motivazione, modalità di voto e esito della votazione, con eventuale numero di voti favorevoli, contrari, astenuti. Inoltre nel verbale si annotano l’eventuale sospensione della seduta, le eventuali uscite anticipate, l’orario di chiusura della seduta.

Infine si riporta la firma del Segretario verbalizzante e del Presidente della seduta.

La lettura e l’approvazione del verbale avverranno tramite modulo Google o per voto palese alla seduta successiva previo invio dello stesso. 

Art. 9. Registrazione delle sedute degli Organi Collegiali

Non è consentito l’uso della registrazione delle sedute nel rispetto della normativa sulla privacy. In caso di corso di aggiornamento, previa proposta da parte del Presidente, la registrazione potrà essere autorizzata all’unanimità dallo stesso organo collegiale con apposita mozione ad hoc che sarà sottoposta a votazione prima di ogni seduta.

Art. 10. Deliberazioni. Espressione del voto 

Per deliberare, durante la seduta on line, si procederà alle votazioni tramite modulo Google o per voto palese.

Nel caso in cui un partecipante dovesse perdere la connessione durante le operazioni di voto potrà inviare tempestivamente la propria dichiarazione di voto alla Dirigenza.

Art. 11. Assenze

Nel caso in cui si verifichi l’impossibilità di partecipare ai lavori per problemi di connessione, il partecipante invierà con una mail autocertificazione alla Dirigente.

Treviso, 1 settembre 2023  

IL DIRIGENTE SCOLASTICO 

Doriana Renno